Opdateret d. 3. marts 2022
Når du søger et job i Tentoma, er det nødvendigt for Tentoma at indsamle og behandle personoplysninger om dig. Tentoma er i den forbindelse dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Du finder vores kontaktoplysninger her:
Tentoma A/S
Smøl 1
6400 Sønderborg
CVR nr. 33647093
Telefon +45 7930 6210
Mail: info@tentoma.com
Når vi modtager din ansøgning
I rekrutteringsprocessen er det de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der ofte vil blive registreret.
Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, telefonnummer, uddannelse(r), eksamensbeviser (evt. med CPR-nr.), karrierehistorik, anbefalinger og referencer. Vi anvender Jobindex QuickApply som e-rekrutteringssystem.
Personlige oplysninger i din ansøgning vil blive behandlet fortroligt og benyttes udelukkende af den/de personer, som deltager i rekrutteringsprocessen. Det er således kun Jobindex og Tentoma, der har adgang til dine oplysninger i forbindelse med din online ansøgning.
Du kan altid selv oprette, slette og redigere i dine dokumenter i Jobindex. Formålet med vores behandling af oplysningerne er at besætte en stilling i virksomheden, og behandlingen sker henholdsvis med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), litra b (opfyldelse af kontrakt) og litra f (interesseafvejning, idet vi har en legitim interesse i at besætte stillingen med en passende kandidat).
Følsomme oplysninger
Tentoma behandler som udgangspunkt ingen følsomme personoplysninger om dig som led i et rekrutteringsforløb. Du bør ikke afgive følsomme personoplysninger (race, seksualitet, eventuelle straffe/domme), medmindre det er relevant for jobprofilen eller det direkte efterspørges.
Hvis du selv indsender følsomme oplysninger, giver du dog samtidig samtykke til, at oplysningerne kan registreres, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a. Tentomas behandling/opbevaring vil dog altid begrænse sig til oplysninger, der er saglige og proportionale i forhold til formålet med behandling jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 5.
Vi vurderer ansøgningen
Vi vurderer hver enkelt ansøgers kvalifikationer i forhold til den opslåede stilling. Når vi har læst ansøgningerne, udvælger vi kandidater til samtale. I forbindelse med samtalerne modtager vi yderligere oplysninger om dig, som vi noterer. Vi anvender henholdsvis Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra b og f som hjemmel, da der er tale om personoplysninger, som du selv har oplyst med henblik på at blive ansat.
Oplysninger fra sociale medier
Ved nogle stillinger kan det være relevant, at vi søger supplerende oplysninger på sociale medier fx LinkedIn eller Facebook. Vi anvender interesseafvejningen i Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk.1, litra f som hjemmel til at indhente oplysninger om kandidater fra sociale medier. Vi gør det for at kunne vurdere, om du har en profil, der passer ind i virksomheden og i den konkrete stilling.
Oplysninger personlighedstest
I forbindelse med rekruttering til nogle stillinger vil vi bede ansøgeren om at udfylde en personlighedstest. Vi vurderer altid, om det er relevant i forhold til den pågældende stilling. Formålet med personlighedstesten er at vurdere, om din profil passer ind i virksomheden og den konkrete stilling. Dine resultater vil blive brugt som et delelement i den samlede vurdering af, om du bliver tilbudt det pågældende job og vil ikke alene være udslagsgivende for beslutningen.
Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage. Såfremt du har samtykket til at gennemføre en personlighedstest, er retsgrundlaget for behandlingen af disse oplysninger baseret på dit samtykke, jf. artikel 6, stk.1, litra a.
Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver
I langt de fleste stillinger vælger vi at indhente referencer fra tidligere arbejdsgivere, og vi registrerer disse oplysninger. Vi anvender dit samtykke efter Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra a som hjemmel til at behandle disse oplysninger, og du vil derfor blive bedt om at give dit samtykke, inden vi kontakter en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.
Tentoma kan herefter indhente almindelige oplysninger om ansættelsesperiode, arbejdsopgaver, vurderingen af faglige og sociale kompetencer, herunder samarbejdsforhold, fremmøde, ledelseskompetencer eller andre kompetencer, som er relevante for stillingen.
Opbevaring og sletning
Hvis du får afslag, sletter vi de oplysninger, vi har registreret om dig, inden for 12 måneder efter afslagsdatoen, medmindre du har givet samtykke til, at vi opbevarer dem i længere tid, eller der forinden er opstået et sagligt behov for at opbevare dem i længere tid.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi de oplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, så længe du er ansat. Der henvises i øvrigt til virksomhedens persondatapolitik, som udleveres ved ansættelse.
I Jobindex har vi adgang til CV og ansøgninger i 12 uger efter annoncen går offline. De dokumenter, du har uploadet i Jobindex QuickApply, såsom CV, ansøgning, anbefaling m.v., slettes af Jobindex12 måneder efter afslutning af rekrutteringsprocessen.
Videregiver vi dine personoplysninger?
Tentoma videregiver ikke dine personoplysninger til trediepart. Undtaget herfra kan være, hvis vi fx vælger at gennemføre en personlighedstest. Ved videregivelse af data til en ekstern systemleverandør er Tentoma dataansvarlig og systemleverandøren databehandler. Der er udarbejdet databehandleraftaler mellem os og vores systemleverandører, som sikrer, at systemleverandørerne kun behandler dine personoplysninger efter instruks fra Tentoma.
Vores systemleverandører må ikke anvende dine personoplysninger til andet formål end opfyldelse af aftalen med os og er underlagt fortrolighed om disse.
Tentoma har ejendomsretten til dine personoplysninger afgivet i forbindelse med ansættelsesforløb og evt. personlighedstest. Såfremt du beder os om at slette eller berigtige dine personoplysninger, vil dette også omfatte sletning eller rettelse af de oplysninger, som er registreret hos vores systemleverandører.
Hvilke rettigheder har du?
Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, Tentoma behandler om dig og til at bede om berigtigelse eller sletning af personoplysningerne, hvis de fx er urigtige eller vildledende. Såfremt vi ikke har et andet behandlingsgrundlag, vil vi slette dine oplysninger, hvis du beder os om det. Du har endvidere ret til at modtage en kopi af dine oplysninger, som du selv har givet til Tentoma i et struktureret og almindeligt anvendt maskinlæsbart format (dataportabilitet). Hvis du er utilfreds med Tentomas behandling af dine personoplysninger, kan du gøre indsigelse overfor Tentoma og/eller klage til Datatilsynet www.datatilsynet.dk
Har du spørgsmål til Tentomas behandling af dine personoplysninger, skal du henvende dig via info@tentoma.com